Abrechnungsverbesserung statt Kostensenkung

Wenn ein Handwerker beim Kunden vor Ort war, lässt er diesen in der Regel noch schnell den Rapport mit den erbrachten Leistungen unterschreiben.

Im Backoffice wird dann dieser Rapport zu einer Rechnung. Durch die sofortige Erfassung gehen keine erbrachten abrechenbaren Leistungen verloren und es entsteht eine für den Kunden transparente Rechnung.

Was bei Handwerkern seit Jahren gängige und bewährte Praxis ist, findet so allerdings häufig in Agenturen, Dienstleistern und Beratungen nur sehr eingeschränkt statt.

Hier findet die Leistungserbringung häufig eben nicht vor Ort beim Kunden statt sondern es wird im eigenen Büro gearbeitet. Hier sieht der Kunde nur das Ergebnis der Leistung, nicht die Verrichtung.

Dieses Vertrauensverhältnis wird oft durch zu kurze oder unklare Leistungsbeschreibungen strapaziert. So kommt dann häufig bei der Rechnungsstellung am Monatsende die Frage auf „was hat denn da drei Stunden gedauert?“.

Ursache für die oft nicht nachvollziehbaren Leistungsbeschreibungen ist die entweder zu aufwändige oder eben stark verzögerte Erfassung der Daten. Die leider weit verbreitete Praxis mit der Erfassung am Ende der Woche oder mit einigen Tagen Verzug führt dazu das der Mitarbeiter nur noch bedingt rekapitulieren kann was er denn da eigentlich den ganzen Tag letzten Montag gemacht hat. Dann werden der Kalender und der Postausgang bemüht um zumindest halbwegs stichhaltig den Tag nachzuvollziehen. Das Ergebnis sind häufig zu kurze Leistungsbeschreibungen und viele in Wahrheit erbrachten kleinteilige Leistungen werden gar nicht erfasst, weil sie schlichtweg nicht mehr erinnert werden. (Kleiner Test: was hatten Sie vorgestern als Mittagessen?)

Rückfragen hat dann auch häufig die Person, die die Rechnungen dann schreiben soll. Entweder müssen hier Leistungen per Copy Paste in Rechnungsprogramme, die dafür nicht gemacht sind, übertragen werden oder einige Positionen fallen schlichtweg unter den Tisch, weil unklar ist, ob man die Leistung „Webseite kontrolliert“ mit 2,75 Stunden so abrechnen kann. Das verzögert die Rechnungsstellung und meistens später auch die Rechnungsprüfung beim Kunden. Hat man beim Kunden dann auch noch mit mehreren Ansprechpartnern zu tun ist das Chaos perfekt. Hat der Kunde durch beharrliches Nachfragen endlich alle unklaren Punkte geklärt, sind hier auf beiden Seiten unnötige und sicherlich nicht abrechenbare Aufwände entstanden.

Auf Seiten des Dienstleisters steigt so auch die Anzahl der Mitarbeiter. Schließlich wird zwar rund um die Uhr gearbeitet aber irgendwie wird man trotz moderatem Umsatz den anstehenden Aufgaben nicht Herr.

Diese gesteigerten Lohnkosten müssen dann häufig durch Kostensenkungsmaßnahmen wieder erwirtschaftet werden.

Besser wäre hier aber eine faire und transparente Abrechnung mit dem Kunden. Diese würde auch ein tatsächliches Bild der Auslastung der Mitarbeiter zeigen.

Die Investition in eine einfache und transparente Leistungs- und Kostenerfassung finanziert sich in kürzester Zeit komplett selbst.

– Die Mitarbeiter müssen nicht immer wieder Zeit für die (meistens ungenügende) Nacherfassung aufbringen

– Die Rechnungsstellung am Ende des Monats ist nur noch ein Ausdruck und erfordert keine weiteren internen Abklärungen oder Übertragungen mehr

– Der Kunde kann die Rechnung komplett selbst prüfen, sieht bei jeder Position welcher seiner Mitarbeiter der Auftraggeber der jeweiligen Position war und gewinnt so deutlich mehr Vertrauen in die Abrechnungen seines Dienstleisters

(Profi Tipp: ist Vertrauen vorhanden und schwankt das Verhältnis von Leistung zu Zeitaufwand nicht ständig durch nachträgliche Schätzungen) werden mehr Aufträge ohne vorheriges Angebot vergeben. So gewinnen beide Seiten und es entsteht eine partnerschaftliche Zusammenarbeit.

Wo können Sie Ihre Leistungsabrechnung verbessern? Alle Stunden, die Sie oder Ihre Mitarbeiter erbracht haben, aber aus oben genannten Gründen nicht abrechnen kostet Sie sicher mehr als Sie über Kostensenkungen pro Monat einsparen könnten.

2018-01-17T17:05:07+00:00 Blog|

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